编者按：
除了强制认证或自愿认证管理体系的审核外，企业客户越来越高的审核频率及客户审核标准的不断变化与提升，会让企业感觉有迎审压力吗？是不是还在为一波一波的外部审核烦恼，有没有可以寻找的流程步骤或者套路呢？一次正式的审核活动迎审不是审核员抵达企业时才开始，而是从审核准备阶段的沟通已经开始了。基于风险（不确定性的影响）的思维，本文编者将和大家一起去探讨如何更好地迎接外部审核。
1.审核的术语和定义
通常，按照审核方将审核类型划分为内部审核和外部审核，按照审核实施主体将审核类型划分为第一方审核、第二方审核和第三方审核。
一般情况下，外部审核包括第二方审核和第三方审核，其中第二方审核和第三方审核分别为我们常讲的客户审核与体系认证审核。
ISO 9000：2015 idt GB/T 19000-2016质量管理体系 基础和术语中3.13.1明确表述审核Audit：为获得客观证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
注1：审核的基本要素包括由对被审核客体不承担责任的人员，按照程序对客体是否合格所做的确定。注2：审核可以是内部审核（第一方）审核，或外部（第二方或第三方）审核，也可以是多体系审核或联合审核。注3：通常，外部审核包括第二方和第三方审核。第二方审核由组织的相关方，如顾客或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如提供合格认证/注册的组织或政府机构[1,2]
2.审核前准备
《孙子兵法·计篇》有云：夫未战而庙算胜者，得算多也；未战而庙算不胜者，得算少也。多算胜，少算不胜，而况于无算乎！
2500多年后，“庙算”的军事思想对我们今天的工作依然具有指导意义。不打无准备之仗，一次好的审核准备等于审核成功了一半，摩拳擦掌，如何准备呢？
笔者建议首先从明确标准、达成共识、确定人员、识别风险和制定预案5个维度组织实施。
图1 食品安全法中记录相关要求
2.1. 明确标准
（1）由具体的业务部门对接获取外部审核的实施计划，并利用5W2H工具实现了解审核计划，从为什么审核、何人审核、审核对象是什么、审核具体时间安排如何、审核范围和产品范围是什么、如何审核、审核结果如何判定。
图2 审核计划5W2H分析图
（2）明确审核的对内目标和对外目标，以便梳理更清晰的审核方向。
（3）关注审核依据和标准。二方审核时，应关注客户的审厂检查标准，此部分建议提前与客户对接获取，同时还应关注过往外部审核的不符合项关闭情况。
重点应关注KO项或一票否决项、严重不符合项判定标准和上一次审核不符合项，并对预审的不符合项进行及时整改。
2.2. 达成共识企业通过内部会议的形式对审核准备工作就以下内容达成共识，以便于分工明确地推动审核准备有序开展。具体的人员分工宜根据企业实际情况展开，表2为职责分工示例供参考。
表2 职责分工示例
2.3. 确定人员确定岗位的人员建议包括，但不限于：高级管理者、部门负责人、内审员、技术员工；
能力方面要求建议：参与人员团队应知晓审核标准、具备应审经验、熟悉工作现场、熟知作业或工艺标准要求。
2.4. 识别风险基于风险的思维，从全面质量管理理论中人、机、料、法、环、测6个主要因素入手，时间允许的情况下建议提前按照检查的要点对生产部、质量部、设备部、仓储物流部、采购部、人事行政部等部门实施现场检查或部门自查确认，通过自查、相关方反馈和内部审核结果识别风险，并识别出风险的严重性和可能性。
图5 风险识别工具
2.5. 制定预案根据风险识别的结果，进行整改或制定相应的预防性方案，确认有无有效的规避方案，将审核活动过程中的影响降低至最小水平。
此外，后勤保障工作也是准备阶段的一项重要工作，应及时与审核员沟通饮食、住宿、交通的安排计划，必要时协助审核员提前做好预订和市内乘车线路的统筹，尤其是在受新型冠状病毒影响的情况下，更需要提前做好沟通与协调，确保审核能够顺利实施。
检查和确认会议室设施设备及资料是否处于有效状态，如投影仪、企业介绍PPT资料等；并与审核员提前沟通需要提前准备的资料信息，如打印审核计划、车间布局图、工艺流程图、虫害防控布局图、记录夹板和金探笔等。
另外，建议准备部分茶歇、点心或水果。至此，审核准备工作告一段落，坐等大考。
3.审核中活动
审核老师来了，我们准备好了吗？下面现场审核活动就要开始了。根据准备阶段确认的首次会议参会人员应提前抵达会议室等待审核老师召开首次会议，建议带好纸、笔，避免空手参会、全凭脑袋记，根据实际情况企业还可以制作席卡，以示对审核人员的尊重。
3.1. 审核人员进厂依据企业的制度要求进行入厂登记、进厂须知阅读确认，配发接待并由专人陪同抵达会议场所。
图6 入厂须知示例
3.2.首次会议做好企业和参会人员介绍，总经理、分管质量工作的副总或管理者代表做配合审核活动的支持表态，管理层确实无法参会，应提前与审核人员做好沟通。首次会议结束后，与审核人员进行沟通审核线路安排，阐明企业要求，并签署保密性声明和健康问卷调查。建议配备陪审人员和专职协调人员各一名，以便于审核信息的传递和传达。
图7 首次会议和来访者健康问卷示例
3.3.文件初审及文件记录评审按照审核人员的要求提供企业的四阶体系文件和相关记录，建议指定相关部门专人对接文件和记录资料信息的提供，避免因查找资料延误时间或一去不回，找不到对接人员的情况，提供的文件和记录资料信息应准确、清晰。切忌提供补填、涂改、作废的文件和记录。
3.4.现场审核现场审核部分重点包括生产车间、仓库（原料、辅料、成品、化学品、备品备件等）、化验室、留样间、辅助设施（水电气公共能源供应等）、配套设施环境（车间外部、垃圾房、维修间、CCTV监控系统等）。根据审核线路安排，各涉及现场区域员工应提前做好准备，等待审核人员抵达现场。原则上现场审核过程中不建议代答，必要的情况下部门管理人员可以补充说明。
表3 主要区域特别关注点
现场接受审核过程中切记言多必失，回答问题的基本原则、注意事项和避免出现现象如表4：
表4 审核过程中回答问题基本原则和注意事项
3.5. 末次会议
审核相关的部门负责人参加会议（建议各部门负责人和参与审核的员工），对于审核的不符合项的举例，以示认可，明确表示整改和反馈的日期。以此来表达对于本次审核的重视程度。高层表达对审核人员的感谢，同时也对审核人员反馈的现场发现进行整改承诺。
关于现场审核发现异议声明：对于异议审核发现，可以明确提出，但是需要有说服力明确的来源，获取审核员及时的反馈信息。
若遇到老师的不符合项不准确甚至错误，则需要列具体的事实（如法规，数据，邮件，照片等）和有说服力的来源依据，不能仅说历史、行业因素或者个人理解。
至此，审核是否结束了呢？答案是否定的，因为还需要对审核发现不符合项进行原因分析和整改跟踪反馈。现场应与审核人员确认整改期限、整改要求和整改符合性证据反馈流程，以便于及时进行整改反馈。
4.审核后工作
图8 整改反馈示例
建议企业开展审核后的复盘工作，根据审核发现不符合项描述和图片进行组织相关部门进行原因分析、制定整改措施，收集整改符合性证据，并将整改符合性证据材料按照整改期限要求进行反馈。
除了描述整改措施之外，还应能提供整改符合性证据，如描述实施员工培训，应能提供培训记录或培训照片等。
此外，陪审人员还应就自己在陪审过程中发现并已规避的关注点进行汇总，进行原因分析和总结。
5.小结
写在最后，迎审、应审能力是一项靠长期实战练就的过程，所以需要企业在审核过程中的不断地总结和锤炼。
接下来建议企业梳理结合自有的体系认证标准和现有客户审核标准要求，组织实施审核前准备工作，固化部分审核流程。
参考本文的部分建议在新一轮客户审核时应用于实战审核，也预祝企业能够取得良好的审核反馈和结果。
参考文献：1.GB/T 19000 《质量管理体系 基础和术语》[J].国家质量监督检验检疫总局,国家标准化管理委员会
2.ISO 9000《质量管理体系 基础和术语》 [J].国际标准化委员会
3.部分图片来自网络